Conseils pour une conférence d’entreprise réussie

L’organisation d’une conférence d’entreprise relève de la plus haute importance, dans la mesure où c’est un moment au cours duquel vous allez faire passer, à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ou à une partie seulement, un message puissant. Il convient donc de rappeler, ici, les ingrédients qui font la réussite d’une conférence d’entreprise.

Les aspects liés à la logistique

• Choisissez un endroit adapté, en relation avec l’image et la notoriété de votre entreprise et son identité de marque. L’endroit doit également être en lien avec le thème de la conférence et facilement accessible à tous les participants.

• À tout moment, gardez un œil sur votre budget. Chaque élément a son importance et doit être comptabilisé.

• Planifiez : créez un planning indiquant les événements clés, les dates butoir et les personnes responsables de gérer chaque tâche. Utilisez ce planning dans chacune de vos réunions de planification en interne, de manière à vous assurer que tout est sur les rails.

• Restez calme ! L’organisation d’une conférence ne doit pas donner place au stress. Gérez les imprévus au fur et à mesure qu’ils se présentent en trouvant une solution à chaque problème.

L’enregistrement avant l’événement

• Invitez les participants à se préenregistrer et présentez-leur les atouts et les points clés de la conférence. Si, par exemple, vous avez décidé de faire appel à une célébrité pour faire passer un message puissant et créer l’enthousiasme de vos collaborateurs (ce qui est une excellente idée !), n’hésitez pas à créer du buzz en amont, grâce à une courte vidéo ou des visuels puissants, présentant cette personnalité reconnue de tous.

• Faites en sorte que les préinscriptions soient le plus simple possible

Enregistrement sur place

• La première interaction qu’auront vos collaborateurs avec l’événement lui-même est lorsqu’ils se présenteront au bureau d’enregistrement. Il est donc crucial que tout se passe le mieux du monde.

• Pour vous assurer un fonctionnement optimal, faites en sorte d’avoir suffisamment d’espace autour du bureau d’enregistrement ; placez des personnes facilement reconnaissables à qui vos collaborateurs pourront s’adresser en cas de besoin ; créez des catégories de participants si nécessaire ; indiquez les différents endroits liés à la conférence de manière à ce que tout le monde trouve aisément sa place

• Le programme et le contenu de la conférence

• La clé de la réussite de votre conférence est dans son contenu : le programme doit proposer un bon équilibre entre contenu « éducatif » et divertissement, de manière à satisfaire les participants et à créer une expérience positive et mémorable.

• Décidez qui seront vos participants et écoutez leurs besoins. Une étude auprès des salariés de votre entreprise peut vous apporter de précieux éléments. Si, par exemple, vous hésitez quant à la célébrité à faire intervenir lors de la conférence, n’hésitez pas à soumettre quelques propositions à vos collaborateurs pour recueillir leurs préférences.

• Assurez-vous que le contenu de votre conférence prenne en compte toutes les tendances de l’industrie dans laquelle vous évoluez. A ce titre, invitez des speakers clés qui sauront transmettre le message et enthousiasmer leur auditoire.

• Evénements sociaux et réseautage

• Les événements post-conférence permettent aux participants de se relaxer et d’étendre leur réseau de contacts. Si vous invitez des collaborateurs travaillant dans des zones géographiques différentes, par exemple, c’est un bon moyen pour eux de se rencontrer.

• Donnez la possibilité aux participants d’organiser des diners avec des partenaires ou des clients dans des restaurants à proximité de l’endroit où se déroule la conférence

• Marquez l’événement en organisant un cocktail faisant intervenir une célébrité reconnue et admirée par vos collaborateurs, en lien avec la marque et la notoriété de votre entreprise