L’intérêt non obligatoire mais substantiel de tenir une comptabilité pour une association

Dès lors qu’il s’agisse de rendre des comptes de manières publique, afin d’éviter tout désordonnancement ou mouvement présentant une anomalie, une rigueur budgétaire s’impose de facto afin de :

• Déterminer rapidement les résultats comptables de l’activité
• Connaître les disponibilités financières et donc de trésorerie disponible
• Fixer, dans un budget, des objectifs atteignables et mesurer leur accomplissement à l’image des amotissements, investissements prévisibles et imprévus
• Justifier l’emploi des fonds reçus et l’exactitude des résultats déclarés en cas de contrôle surtout lorsque qu’il s’agit d’un contrôle fiscal)
• Apporter une information transparente à toute personne désireuse de s’informer  sur les résultats de l’année écoulée et ainsi, en cas de besoin, justifier une hausse des cotisations en apportant une légitimité perceptible à la demande ainsi formulée.

Une association doit elle tenir une comptabilité ?

En principe, il n’existe pas d’obligation comptable : cela comprend la liberté de tenir ou non une comptabilité, voire d’établir des comptes annuels ou pas. Cependant, cette liberté n’est plus envisageable  :

 

• Lorsque la structure associative perçoit plus de 150 000 € de subventions publiques et autres dotations. La tenue de comptes se devra d’être au minimum  annuelle et  conforme au plan comptable associatif de 1999.

• Certaines particularité relevant du financement distinguent le tissu associatif tels que :
• Le bénéfice d’une subvention publique, quel que soit son montant, doit fournir à la collectivité publique qui l’a subventionnée une copie de son budget et des comptes de l’exercice écoulé ;
• Le versement d’une aide publique supérieure à 75 000€ ou représentant plus de 50 % du budget impliquant la remise d’un bilan à la collectivité publique l’ayant financée ;
• La constitution d’un rapport financier annuel, adressé à l’autorité ayant accordé l’agrément, comprenant un tableau retraçant ses ressources et ses charges financières.

Pourquoi et comment conserver des justificatifs comptables ?

Il s’agit d’une preuve juridique et comptable indépendante de toute procédure comptable que la tenue des comptes soit manuscrite ou relève de la comptabilité en ligne.ÂAinsi concernant les factures quelques éléments sont utiles à leur validité notament en mentionnant : 

• Un numéro de facture : numéro unique basé sur une logique chronologique
• Le nom, l’adresse et le n° siret du fournisseur
• L’objet de la vente
• La date, le montant total par produit, Le mode de paiement (liquide, chèque, carte bancaire, virement …) La devise (Euro).

Idéalement, la CONSERVATION se répartit selon ce laps de temps :

• 3 ANS :Factures de téléphone, quittances de gaz et électricité ; contrat de garanties (selon la durée).
• Récépissés d’envoi de lettre ou d’objets recommandés
• 6 ANS :Déclarations de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, d’impôt sur les sociétés, avis

d’imposition

• Certificats de travail, solde de tout compte, bordereaux de déclaration de cotisations sociales
• Quittances de loyer
• Contrats d’assurance (après expiration)
• 10 ANS :Les Documents comptables
• Livre de paie, registre du personnel, bulletins de paie

• Factures des travaux (garantie décennale)
• Relevés bancaires et souches de chéquiers
• Contrats commerciaux (après d’échéance)

Pendant toute la durée de vie de l’association

Statuts, récépissés des déclarations à la préfecture, règlement intérieur, extraits du journal officiel , Rapports des commissaires aux comptes Registre spécial obligatoire (modification de statuts et changements d’administrateurs) Procès-verbaux des assemblées générales et des conseils d’administration, feuilles de présence et de pouvoirs . Contrat de bail, titre de propriété et actes de vente.